Lige siden grundlæggelsen tilbage i 2005 har NPC Malerfirma ApS været gennemsyret af et fokus på digitalisering. Det betyder, at ting som timeregistrering og projektstyring i dag håndteres via IT-systemer, og derfor er manuel indtastning nu blevet helt overflødigt, når dokumentationen skal sikres over for kunden.

Visionerne for den administrative del af livet som selvstændig var helt klare, da René Lohpehre tilbage i 2005 startede op som selvstændig maler; Væk med papir og pen. Det hele skulle foregå digitalt, og gerne i en højere og højere grad år for år.
Efter to år var der så meget efterspørgsel i butikken, at René Lohpehre ikke længere kunne klare det hele selv. Derfor hentede han to svende ind, og med dem kom også en markant forøget administration i form af flere fakturaer og lønsedler. Arbejdssedlerne var der naturligvis ikke flere af, eftersom de havde været digitaliseret siden starten. Først via mail og telefon, efterfølgende via forskellige specialiserede stykker software.

Goddag til tidsregistrering og Intempus

Indførelsen af regnskabsprogrammet e-conomic blev startskuddet til, at NPC Malerfirma begyndte at bruge Intempus til at registrere arbejdet digitalt. Gennem Intempus’ app kan man nemlig registrere alt, hvad man har brug for, hvad enten det er timer, kørsel, materialer eller noget fjerde, femte, sjette… Intempus er samarbejdspartner med e-conomic og har udviklet en integration dertil, så alt data automatisk kan finde over i regnskabsprogrammet.

På den måde kan man stort set uden at skulle røre en finger hele tiden få overblik over forretningen nøgletal – f.eks. dækningsgraden på hvert projekt løbende. Og eftersom alting kan registreres i appen, er det muligt at gøre det på farten, mens man står på projektet og har det hele frisk i hukommelsen. Tilbage på kontoret skal René Lohpehre bare tjekke indberetningerne igennem og godkende dem, hvorefter de også kan flyttes over i lønsystemet, og så er der på ingen tid genereret en lønseddel.
Det forbedrede overblik gør også René Lohpehre bedre i stand til at udregne tilbud til de potentielle kunder, hvilket er en fundamental del af at drive en malervirksomhed, der tjener penge.

”Intempus fungerer mest af alt som et vigtigt, internt projektstyringsværktøj, der giver et godt overblik over, hvor mange timer vi bruger på de enkelte sager,” siger han og tilføjer, at uden overblikket bliver tilbuddene nemt givet på upræcise og forældede vurderinger.
Ansvaret er placeret det rigtige sted
De fleste virksomheder begynder at benytte digital timeregistrering, fordi de vil spare tid på administrationen. Og det er da også et af de vægtigste argumenter for at få timeregistrering ind i forretningen, men fordelene stopper nu slet ikke der. For eksempel betyder de automatiserede processer, at det er logisk, hvem der har sidste hånd på indberetningerne.

”Hvis der skulle opstå en fejl i indberetningerne, er det meget bedre, at det er medarbejderne, der har tastet timerne ind, fremfor at det er mig. Så hviler ansvaret for at taste rigtigt nemlig først og fremmest på deres skuldre,” pointerer René Lohpehre.
Samtidig risikerer man heller ikke tvivlstilfælde, når det kommer til lønudbetalingerne. Svendene har selv tastet timerne ind og er dermed ansvarlige for dem. Det er ikke mindst relevant, fordi man har ret til at få fejl i lønnen udbetalt op til fem år bagud – hvis man altså har dokumentation for sit arbejde. Det har man med Intempus, og dermed giver det en sikkerhed for både arbejdsgiver og arbejdstager.